Tämä artikkelisarja on laadittu yhteistyössä Henkilöstöpalveluyritysten Liiton HPL:n kanssa. Sarja perustuu HPL:n laatimaan Hyvän rekrytoinnin muistilistaan. Muistilista on kaikkien työntekijöitä rekrytoivien tahojen käytössä.

Hakijaviestintä, työnantajamielikuva ja ostokäyttäytyminen

Eri medioissa, niin lehdissä kuin sosiaalisessa mediassakin, nähdään ja kuullaan säännöllisesti harmitteluja siitä, että työnantajat eivät tiedota hakijoita rekrytointiprosessin etenemisestä, saati valintapäätöksestä ja haun päättymisestä.

Esimerkiksi Monsterin tekemän kyselytutkimuksen mukaan vain 11 % työnhakijoista oli saanut väliaikatietoja prosessin etenemisestä. Yrityksillä olisi parannettavaa myös haun lopputuloksen ilmoittamisessa. Vain 6 % kyselyyn vastanneista kertoi saaneensa tiedon lopputuloksesta jokaisessa haussa, jossa oli mukana, ja yli puolet (52 %) vain joissain tapauksissa.

On kuitenkin selvää, että hyvin hoidettu rekrytointiviestintä parantaa hakijoiden käsitystä yrityksestä. Samalla rakentuu positiivinen työnantajamielikuva.

Onkin hyvä pitää mielessä, että huonosti hoidettu rekrytointiprosessi vaikuttaa suoraan hakijoiden ostokäyttäytymiseen. Sillä ei ole merkitystä, onko kyseessä kuluttajille vai yrityksille suunnatut tuotteet tai palvelut. Hakijan on helppo napata kaupan hyllyltä kilpaileva tuote, tai jättää ostamatta palveluja työnhakijana saamansa kohtelun vuoksi. Sana myös leviää nopeasti.

Tämän vuoksi on tärkeää panostaa laadukkaaseen hakijaviestintään. Parhaimmillaan hakijaviestinnässä onnistumisen ei tarvitse olla vaikeaa tai aikaa vievää.

Mieluummin enemmän kuin vähemmän

Jotta hakijaviestintä ei unohdu, on hyvä sopia kuka viestii mitäkin, ja missä eri vaiheissa. Kätevimmillään viestintä hoituu rekrytointijärjestelmän avulla, joka muistuttaa, kun on aika ilmoittaa prosessin seuraavasta vaiheesta.

Onnistunut viestintä alkaa jo hakijan lähetettyä hakemuksen. Vastauksessa voi kiittää hakemuksesta, sekä jo informoida hakuprosessin etenemisestä ja arvioidusta aikataulusta.

Matkan varrella on hyvä pitää hakijat tietoisina mahdollisista viivästyksistä tai muista muutoksista. Lisäksi heille, jotka eivät ole päässeet jatkoon, voi tiedottaa tästä jo heti asian ratkettua sen sijaan, että odottelisi lopullista valintapäätöstä.

Hakijat kaipaavat palautetta

Monsterin tekemässä kyselytutkimuksessa selvisi, että hakijat kaipaavat palautetta ja perusteluja siitä, mikseivät tulleet valituiksi. Palautteen antaminen onkin suotavaa vähintään niille hakijoille, jotka ovat olleet haastattelussa.

Palautteen avulla työnhakija saa arvokasta tietoa omasta kompetenssistaan ja asemastaan työmarkkinoilla. Molemminpuolisen palautteen avulla voi parhaimmillaan kehittää myös organisaation rekrytointiprosesseja.

Minulle perusteltiin miksi jäin kakkoseksi, tuli hyvä mieli ja antoi uskoa tuleviin hakuihin. Toiminta oli vastuullista ja voisin hakea uudelleenkin kyseessä olevaan yritykseen, jäi hyvä kuva!, kuvailee yksi kyselyyn vastanneista onnistunutta hakuprosessiaan.

Myös video antaa hyvän mahdollisuuden viestiä hakijoille yhteisesti pelkkää sähköpostia tai automaattiviestiä henkilökohtaisemmin. Myös ei kiitokset ja kevyen palautteen voi antaa videon avulla.

Oikea henkilö oikealle paikalle

Onnistunut rekrytointiprosessi saa päätöksensä, kun tehtävään sopiva henkilö löytyy.

Hänen kanssaan neuvotellaan työsopimuksen ehdoista, ja allekirjoitetaan työsopimus. Työsopimus on hyvä antaa jo etukäteen tutustuttavaksi, jotta sitä voidaan tarvittaessa muokata ennen allekirjoittamista.

Kun sopimus on valmis ja allekirjoitettu, voidaan yhdessä sopia, milloin asia on julkinen ja tiedottaa siitä. Viimeistään tässä vaiheessa on hyvä tehdä soittokierros myös muille haastattelussa käyneille, ja kertoa valinnasta ja sen perusteluista.

Aina sopivaa henkilöä ei kuitenkaan löydy, ja onkin tärkeää rohjeta jättää tarpeen vaatiessa valinta myös tekemättä. Rekrytoinnin voi aina käynnistää myös uudelleen.

Artikkelisarjan ensimmäinen osa käsittelee rekrytointiprosessin alkuvalmisteluja. Toisessa osassa paneudutaan hakemusten käsittelyyn ja haastattelumenetelmiin.

Mirva Puranen
Manager, Job Seeker Services Monster