Rekrytoinnissa olennaista on molemminpuolinen kunnioitus. Työnhakija saattaa käyttää työhakemukseen ja haastatteluihin useita tunteja. Hyvin hoidettu hakijaviestintä vaikuttaa positiivisesti hakijoiden käsitykseen yrityksestä ja täten parantaa yrityksen työnantajamielikuvaa. Negatiivinen työnhakijakokemus jaetaan helposti eteenpäin. Kiinnitä siis hakijaviestintään erityistä huomiota rekrytoidessasi.

Varaa rekrytointiin tarpeeksi aikaa ja resursseja

Rekrytointiprosessissa kommunikaatiolla on suuri merkitys. Muista varata hakijaviestintään riittävästi aikaa ja resursseja. Jos rekrytoinnista on vastuussa useampi henkilö, kannattaa sopia etukäteen kuka tekee mitäkin. Näin asiat eivät jää hoitamatta epäselvän tehtävänjaon takia.

Pidä hakijat ajan tasalla prosessin kulusta

Yrityksesi sisällä rekrytointiprosessin kulku saattaa olla hyvinkin tiedossa, mutta jos hakijoille ei ilmoiteta prosessin kulusta tai mahdollisesta venymisestä, he ovat asiasta täysin tietämättömiä. Lisäksi hakijoilla saattaa olla useampi haku kesken, joten heidät kannattaa pitää aikatauluista tietoisina.

Olisi hyvä, jos jo työhakemuksen lähettämisen jälkeen hakija saisi tiedon siitä, että hakemus on vastaanotettu. Tämän vaiheen voi helposti automatisoida, mutta pelkän ”Kiitos hakemuksestasi. Se on vastaanotettu.” -ilmoituksen lisäksi viestiin kannattaa jo tässä vaiheessa laittaa lisätietoja rekrytointiprosessin aikataulusta.

Erityisen tärkeää on ilmoittaa hakijoille, jos prosessi viivästyy.

Anna mahdollisuus vuorovaikutukselle

Rekrytointi mielletään usein lähinnä yksipuoliseksi kommunikaatioksi, missä vain työnantaja viestittää hakijoille. Anna kuitenkin työnhakijoille mahdollisuus kysyä lisätietoja jo ennen hakemuksen lähettämistä. Hakijoiden kysymyksiin vastaamista ei kannata kokea lisätaakkana, vaan mahdollisuutena selvittää hakijoiden potentiaalia sekä markkinoida yritystäsi houkuttelevana työnantajana.

Työpaikkailmoituksen yhteyshenkilö voi olla esimerkiksi tiimiesimies, sillä hänellä on tarkkaa tietoa haetun tehtävän työnkuvasta sekä tiimin työskentelykulttuurista.

Ilmoita ajoissa myös ei-valituille

Rekrytointipäätöksestä ilmoitetaan yleensä mahdollisimman pian valituksi tulleelle henkilölle. Muista kuitenkin ilmoittaa myös muille hakijoille päätöksestä heti kun se on mahdollista.

Jos ”Valitettavasti valintamme ei kohdistunut sinuun” -ilmoitus kilahtaa sähköpostiin vasta monen kuukauden jälkeen hakuajasta, hakija on todennäköisesti jo itse päätellyt, ettei saanut työpaikkaa. Aivan liian myöhään tulevalla pahoitteluviestillä ei ole hakijalle mitään informaatioarvoa ja se saattaa myös vaikuttaa negatiivisesti hakijan mielikuvaan yrityksestäsi työnantajana.

Myös hylätyille positiivinen kokemus prosessista

Työpaikan saamatta jääminen on aina enemmän tai vähemmän pettymys. Kuitenkin rekrytointiprosessista voi jäädä positiivinen mielikuva, vaikka juuri sillä kertaa ei olisikaan tärpännyt.

Kannattaa etukäteen miettiä keinoja, miten hylätylle työnhakijalle jäisi positiivinen kuva yrityksestä niin, että hän jatkossakin haluaisi hakea yrityksen avoimia paikkoja. Yritykset ovat kiittäneet hakijoitaan esimerkiksi pienillä hakijalahjoilla, etuseteleillä ja palautetilaisuuksilla. Lue täältä esimerkki LänsiAuton kekseliäästä hakijalahjasta.

Työnhakijat arvostavat palautetta

Työnhakijat harvoin saavat palautetta hakemuksistaan ja perusteluita sille, miksi eivät päässeet jatkoon. Erityisesti siksi, että palautetta työhakemuksista tai haastatteluista saadaan harvoin, sitä myös arvostetaan. Palautetta kannattaa antaa vähintään kaikille haastatteluun päässeille.

Käytä apuvälineitä rekrytoinnin tukena

Pahimmassa tilanteessa työhakemukset jäävät lojumaan yhden ihmisen sähköpostiin ja niihin vastaillaan, jos omilta kiireiltä ehditään. Nykyään on tarjolla monenlaisia apuvälineitä, jotka auttavat rekrytointiprosessin hallinnassa. Erityisesti jos rekrytointiin osallistuu useampi ihminen, on tärkeää, että kokonaisuus pysyy hallinnassa.

Myös hakijaviestintää voi tehostaa erilaisten työkalujen avulla. Useissa rekrytointijärjestelmissä voi koota kaikki hakijat yhteen ja kirjata hakijakohtaisia muistiinpanoja. Hakijoille lähetettävissä viesteissä voi hyödyntää valmiita viestipohjia ja kaikki tiimin jäsenet voivat nähdä, keihin on jo otettu yhteyttä. Lisäksi järjestelmä muistuttaa, kun on aika ilmoittaa hakijoille prosessin seuraavasta vaiheesta. Hakijat säilyvät rekrytointityökalussa ja heihin voi tarvittaessa olla yhteydessä myös tulevissa rekrytointitarpeissa.